Guia do sistema para o primeiro acesso e o dia a dia. Da organização e seus projetos ao controle de presença, rotina, atividades, acomodações, ocorrências, convênio SISA, compras, Nota Fiscal Paulista e relatórios — passo a passo, com as telas reais.
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No primeiro acesso, a conta é estruturada em camadas. A Organização representa a entidade mantenedora ou rede. Dentro dela ficam um ou mais Projetos (por exemplo, unidade, serviço ou frente de atendimento). Depois é criado o usuário master/gestor, responsável por administrar o projeto inicial e cadastrar a equipe.
Passo 1 — Dados da organização/projeto inicial
Passo 2 — Usuário administrador do projeto
Guarda os dados gerais da entidade e permite uma visão consolidada quando houver mais de um projeto.
É o ambiente operacional do dia a dia: conviventes, rotina, acomodações, ocorrências, SISA e relatórios.
Usuários recebem perfil e vínculo com o projeto ou, quando autorizado, visão global de gestão.
A equipe e suas permissões
Em Usuários, o master ou gestor cadastra a equipe. Cada pessoa recebe login individual, vínculo com a organização/projeto e um perfil de acesso. Essa combinação define se o usuário administra a estrutura global, gerencia o projeto ou atua na rotina técnica e operacional.
Lista da equipe e status
Cadastro de novo usuário e perfil
| Perfil | O que pode fazer |
|---|---|
| Global | Administra organização, projetos, usuários, avisos, dashboards e relatórios consolidados. Não opera rotina, quartos, ocorrências ou SISA como equipe do projeto. |
| Gestor | Acesso total: equipe, auditoria, edição/cancelamento de registros e todos os relatórios. |
| Técnico | Acompanhamento e prontuário, incluindo dados sensíveis e PIA dos conviventes sob sua referência. |
| Orientador | Operação de portaria e rotina (entradas, saídas, refeições e itens) — sem acesso a dados sensíveis. |
| Administrativo/Consulta | Acesso direcionado para apoio, conferência e consulta, conforme permissões definidas pela instituição. |
| ADM Pedidos | Usuário só de Compras de um projeto: pedidos, cotações e catálogo. Não opera rotina nem prontuário. |
| ADM Produção NFP | Usuário só da Nota Fiscal Paulista do projeto: lê cupons e acompanha a fila. Não dispara o envio à SEFAZ. |
| ADM Global NFP | Gestão da Nota Fiscal Paulista na organização, inclusive o envio. A senha gov.br é digitada no site oficial, não no CareCore. |
| ADM Global Compras | Sede do módulo: Suprimentos conduz cotação e envio; Infraestrutura acompanha aprovação e assinatura. |
A primeira tela ao entrar
Ao fazer login, o usuário cai no Dashboard — a fotografia do dia. O conteúdo é personalizado pelo perfil de quem entrou: as ocorrências e avisos exibidos mudam conforme a pessoa. Cada um vê primeiro os itens que pedem a atenção dele (ex.: o técnico responsável pelo convivente) e também os avisos e ocorrências marcados para todos.
Indicadores, ocupação, avisos e ocorrências priorizados de acordo com o perfil logado.
A pessoa no centro do sistema
O Módulo de Prontuários reúne a ficha completa de cada convivente, organizada em abas: Pessoais e status, Assistência social, Histórico, PIA, Fluxo Diário, Saúde e cofre, Dados sensíveis e Anexos/GED. A ficha guarda foto, nome social, número de prontuário, status, número SISA, técnico de referência e, quando o projeto tem pernoite, a alocação de leito. Projeto sem pernoite não pede quarto nem cama.
Ficha de admissão institucional com abas — aqui, a aba “Pessoais e status”.
Proteção de dados e identificação
A aba Dados sensíveis (egresso prisional, tornozeleira, acompanhamento CAPS, medidas protetivas, uso de substâncias, transtornos) e os arquivos sensíveis em Anexos/GED ficam restritos por perfil, protegendo o convivente conforme a LGPD. Da própria ficha, com um clique em “Imprimir ID de acesso”, o sistema gera a carteirinha com QR Code e código de barras.
Acesso restrito por perfil
Carteirinha com QR Code e código de barras
Acompanhamento que evolui com a pessoa
Dentro da ficha existe a aba PIA, onde a equipe técnica abre o plano principal e registra as evoluções ao longo do tempo. Cada evolução tem subtítulo (selecionável ou digitado), descrição, objetivos/metas e encaminhamentos — e recebe data e hora automaticamente, formando uma linha do tempo contínua do acompanhamento.
Abertura do PIA principal e histórico de evoluções no mesmo lugar.
Cada vaga no lugar certo
O mapa de acomodações é interativo e foi feito para refletir o espaço físico com fidelidade. Passe o mouse sobre um leito para ver o resumo de quem está alocado; clique em um leito ocupado para liberar/remover o convivente; clique em um leito livre para atribuir alguém. Você ainda edita cada quarto livremente, incluindo ou excluindo leitos.
Mapa de ocupação por ala, com leitos livres e ocupados e o convivente em cada cama.
Registro confiável de tudo que acontece
Os chamados aparecem ordenados por criticidade (crítica, alta, média, baixa) e de acordo com quem está logado — cada um vê primeiro o que lhe diz respeito. Ao abrir uma ocorrência, é possível marcar “Requer atenção do técnico responsável” pelo convivente e copiar outros funcionários ou todos (via @menções), que passam a vê-la em suas telas.
Chamados por prioridade e responsável
Abertura: atenção do técnico e cópia da equipe
Todo o fluxo do dia em um lugar
A Rotina Diária concentra o fluxo do convivente, autenticado pela leitura da carteirinha. O conjunto padrão traz entrada, saída, café da manhã, almoço, jantar, lanche noturno, banho, cobertor, toalha, bagageiro e documentos, além de lavanderia e pertences quando o projeto usa. A lista é do projeto: uma unidade sem pernoite pode ficar só com café, almoço, lanche da tarde, banho, lavanderia como utilização e documentos — sem jantar, lanche noturno, cobertor, toalha, bagageiro, acomodação nem controle de peças.
Leitura por câmera ou leitor USB, com a ação certa para cada tipo de registro.
Pendências operacionais com conferência
Os módulos de Lavanderia e Pertences Recolhidos ajudam a controlar itens que exigem devolução posterior. A equipe registra a entrega/recolha, acompanha saldos pendentes e confirma a retirada com conferência por carteirinha ou entrada manual quando necessário. Tudo fica com status, observações e relatório para impressão ou exportação.
Entrega de peças, prazo de 48h e retirada parcial ou total
Recolha por quarto e retirada por conviventes alocados no local
A visão de plantão
Voltado à operação do dia, o Dashboard Operacional mostra quem está dentro e fora, as refeições já servidas e os alertas do plantão. Todo dia o sistema grava um retrato — a foto das 22:40 — e o gráfico desse histórico fica na mesma tela.
Gráfico do retrato diário: a foto que o sistema grava às 22:40, dia a dia.
Auditoria de tudo que foi bipado
O Histórico Geral da Rotina é a trilha de auditoria de todos os registros. Você filtra por período, convivente e por qualquer tipo que o projeto registra — no conjunto padrão, entrada, saída, refeições, banho, cobertor, toalha, bagageiro e documentos. O card “Tipo de registro” no topo é dinâmico: mostra a soma do tipo que estiver filtrado. Gestores ainda editam ou cancelam registros com motivo.
Filtro “Tipo de registro” e card de total dinâmico, com todos os tipos de bipagem.
Onde o controle vira repasse
A instituição importa periodicamente a planilha do SISA (.xls). Cada importação vira um “snapshot” auditável, e o CareCore+ compara os dias de permanência do SISA com as presenças (entradas, saídas e refeições) registradas na rotina no mesmo período — classificando cada divergência por tipo, prioridade e status de tratativa.
Importação da planilha, histórico de snapshots e conferência de presenças por período.
A equipe na mesma página
A Comunicação Interna envia avisos para toda a equipe ou para usuários específicos, com classificação (informativo, comunicado, urgente, atenção, pendência) e prioridade. Mensagens com título aparecem para todos; mensagens direcionadas aparecem só para os destinatários.
Novo aviso, relatório de avisos por classificação/prioridade e lista do que é visível a você.
Informação pronta para apresentar
A Central reúne, em abas, todas as visões da operação — cada uma com filtros próprios e impressão/exportação que respeitam exatamente o que foi filtrado. Cada aba já abre com o período ideal (ex.: Rotina no dia de hoje; Evolução nos últimos 3 meses; Conviventes sem filtro de data). A aba Personalização permite configurar a identidade visual dos relatórios do projeto.
Filtros, cards e abas, incluindo Carteirinhas e Personalização — tudo pronto para exportar ou imprimir.
Dados que contam a história
A aba Evolução transforma os indicadores do período em gráficos prontos para apresentação e prestação de contas: evolução de atendimentos, comparativo de entradas/saídas/refeições, pendências técnicas e novos acolhimentos. O relatório sai com o logotipo e pode ser salvo em PDF.
Relatório de Evolução: indicadores e gráficos de linha gerados a partir da rotina registrada.
Oficinas, esportes e sessões do mês
O módulo de Atividades cadastra oficinas, esportes e encontros, gera as sessões do mês e faz a chamada. Cada atividade tem categoria, responsável, frequência e o vínculo com a descrição do SISA quando a unidade presta conta por ali.
Cadastro: atividade, responsável e sessões do mês
Chamada da sessão, com carteirinha ou marcação manual
O mês inteiro numa folha
A grade mensal mostra quem esteve em cada sessão. O conteúdo registra o que foi feito naquele dia. A conferência SISA compara a planilha do convênio com as presenças do CareCore+. Pontos e brindes ficam no mesmo módulo, quando a unidade usa.
Grade de agosto: cada “P” é uma presença na sessão daquele dia.
Do pedido à nota
Compras reúne pedidos da unidade, cotações, catálogo, categorias e fornecedores. Consumo, hortifruti, bem, manutenção e serviço seguem o tipo escolhido na abertura. No consumo, Suprimentos anexa os orçamentos e dá o ok; o projeto escolhe e aprova; Suprimentos envia ao fornecedor; o projeto junta a nota fiscal e os documentos para encerrar. Nas outras modalidades, a nota também aceita arquivos junto.
Abertura por tipo e a lista de pedidos em andamento.
O cupom entra sozinho
A leitura bipa o QR pela câmera ou pelo leitor USB. O CareCore consulta a SEFAZ e só guarda cupom sem CPF do consumidor. A chave fica na fila, com status de pendente ou enviada. Agentes, doadores, CNPJs, metas e o rateio do mês ficam no mesmo módulo.
Câmera ou leitor à esquerda; a fila de chaves lidas à direita.
A senha não fica no sistema
O envio roda no computador da instituição. A pessoa autorizada abre o site oficial da Nota Fiscal Paulista e digita a senha gov.br ali. O CareCore não pede essa senha e não a armazena. Depois do login, ela inicia o envio automático das chaves que já estão na fila, acompanha o resultado e pode interromper. Quem só lê cupom não dispara essa fila.
O login fica no site oficial. O CareCore só conduz as chaves já lidas.
Vamos conversar
Com este guia você já consegue dar o primeiro acesso, montar a equipe e operar o dia a dia — da portaria à prestação de contas, incluindo atividades, compras e a Nota Fiscal Paulista. Quer ajuda para configurar a sua instituição ou ver tudo funcionando ao vivo? Fale com a gente.
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